Documentos Comerciales

Documentos Comerciales

Introducción a Documentos Comerciales

La funcionalidad de documentos comerciales te permite:

  • Crear los siguientes documentos:
    • Presupuesto
    • Pedido
    • Albarán
  • Tener los documentos comerciales referenciados entre ellos de modo que haya trazabilidad entre el Presupuesto - Pedido - Albarán - Factura - Factura Rectificativa [a estos documentos referenciados le llamamos, cadena de documentos].
  • Controlar los estados de cada uno de los documentos comerciales.

El usuario puede crear estos documentos comerciales.

Puede ver y acceder visualmente a cada documento teniendo siempre como referencia el resto de documentos así como controlar el estado de cada documento (presupuesto aceptado, presupuesto rechazado, albarán entregado, etc.)

Cada fila representa una cadena completa y cada columna mostrará la información imprescindible de cada uno de los 4 documentos en cuestión.

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Nota Importante

Para poder iniciar una cadena es necesario empezar por un presupuesto.

Es decir, no puedes crear un pedido o un albarán sin que exista un presupuesto.

El presupuesto es el documento ancla que permite tener toda la información referenciada de forma adecuada.

Puedes crear directamente una factura en el menú de “ingresos” de forma habitual pero no podrás crear un albarán o un pedido a partir de esa factura.

Crear y gestionar una nueva cadena de documentos

Para crear una nueva cadena de documentos puedes dirigirte al menú de documentos comerciales y seleccionar la opción: “+ crear presupuesto” o seleccionar la opción: “+ crear presupuesto” que aparece al final del listado de cadenas ya existentes

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El documento que nos propondrá para iniciar la cadena de venta siempre será un presupuesto, este puede convertirse en pedido, generar el albarán o albaranes correspondientes y finalmente convertirlo a factura.

También cabe la posibilidad de convertir el presupuesto a la factura sin realizar los documentos intermedios (pedido y albarán).

Tipos de documentos comerciales

Una cadena de documentos comerciales puede contener los siguientes tipos:

Presupuesto

Este es el documento inicial de la cadena, al seleccionar la opción de crear nueva cadena de documentos se habilita una nueva ventana en la que podrás incorporar todos los datos necesarios para crear el documento:

  • Número: se asignará la numeración correspondiente teniendo en cuenta la correlatividad de la serie de numeración seleccionada.
  • Serie de numeración: puedes configurar las series de numeración desde configuración-numeraciones y seleccionar la deseada en el momento de la creación del presupuesto.
  • Fechas: podrás indicar la fecha de emisión del presupuesto, así como su fecha de vencimiento y la fecha de entrega en caso de que sea necesario.
  • Cliente: te permitirá elegir entre los contactos que ya tienes en tu base de datos o bien crear un nuevo cliente indicando todos sus datos.
  • Conceptos: podrás añadir tantos conceptos como sean necesarios a tu documento. Cada concepto podrás escribirlo manualmente o escoger entre los productos que ya tienes creados en Quipu utilizando el campo de concepto como buscador.También podrás indicar la base, cantidad, descuento, IVA e IRPF de cada línea, y una descripción del descuento habilitando el apartado de opciones avanzadas.
  • Recargo de equivalencia: si tu cliente se encuentra bajo el criterio de recargo de equivalencia encontrarás un check que te permitirá aplicarlo sobre el total del presupuesto.
  • Etiquetas: podrás asignar una o varias etiquetas al documento para posteriormente poder realizar búsquedas por esa etiquetas desde el listado de documentos comerciales.
  • Notas para el receptor: dispones de un campo para indicar cualquier anotación extra sobre el presupuesto o bien se mostrará el texto que tengas configurado desde configuración-factura.
  • Plantilla PDF: desde aquí podrás elegir la plantilla que quieres usar para la creación del PDF de este presupuesto. Se mostrará por defecto la que tengas configurada como predeterminada desde configuración-factura.

Para finalizar la creación del documento, debes seleccionar la opción crear.

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Una vez creado el presupuesto podrás visualizarlo desde la pantalla principal de Documentos Comerciales, mostrándote el presupuesto como primer documento:

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Para cambiar el estado de un presupuesto podrás seleccionar sobre el número del mismo y se habilitará una nueva ventana desde la cual podrás “marcar como aceptado” o “marcar como rechazado”:

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Si el presupuesto se cambia a estado rechazado, tanto el presupuesto como la cadena de documentos quedaría en este estado y por tanto se daría por finalizado el proceso sin posibilidad de editar ni realizar ninguna otra acción.

En caso de marcar el presupuesto como aceptado podrás elegir qué documento quieres crear a continuación para seguir con la cadena: un pedido o una factura.

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Pedido

Una vez aceptado el presupuesto, te permitirá crear un pedido solicitando los datos extras necesarios para poder crearlo (numeración, serie de facturación, fechas de emisión y entrega estimada y notas) y continuar con la cadena de documentos en proceso.

Este nuevo pedido también dispondrá de dos estados que podrás modificar seleccionando sobre el número de pedido en el listado de documentos comerciales.

Si el pedido se cambia a estado rechazado, tanto el pedido como la cadena de documentos quedaría en este estado y por tanto se daría por finalizado el proceso sin posibilidad de editar ni realizar ninguna otra acción.

En caso de marcar el pedido como aceptado podrás elegir qué documento quieres crear a continuación para seguir con la cadena: un albarán o una factura.

Albarán

En caso de querer crear un albarán se solicitarán los datos extras necesarios para poder crearlo (numeración, serie de facturación cantidades de cada concepto que se quieren incluir en este albarán y notas).

A diferencia del resto de documentos de la cadena, se pueden crear tantos albaranes como sean necesarios, indicando en cada uno de ellos la cantidad de cada concepto que se entregará en ese albarán.

Una vez creado el albarán este podrá cambiar dos veces de estado, uno de ellos te permitirá indicar que se encuentra en entrega y un segundo que te permitirá indicar que ya ha sido entregado.

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Por último, seleccionando el número de albarán desde el listado de documentos comerciales podrás finalizar la cadena de ventas generando la factura independientemente de los estados del albarán o albaranes.

Factura

Puedes crear una factura tras la aceptación de cualquier documento anterior de la cadena, En ese caso se solicitarán los datos extras necesarios para poder crear una factura (numeración, serie de facturación, fechas de emisión y vencimiento, método de pago y notas) y la cadena de documentos quedaría finalizada. Tras este documentos solo se permite crear una factura rectificativa.

Esta nueva factura la podrías encontrar tanto en el listado de documentos comerciales como desde el menú de ingresos.

Estados de los documentos y cadena

Presupuesto:

Un presupuesto puede estar pendiente, rechazado o aceptado.

Un documento que tenga un pedido, albarán y/o factura siempre está aceptado.

Pedido:

Un pedido puede estar pendiente, rechazado o aceptado.

Albarán:

Un albarán puede estar pendiente, en entrega o entregado.

No se puede rechazar un albarán.

Cadena de documentos comerciales:

La cadena de documentos también tiene estados: esta puede ser aceptada (hay una factura asociada), rechazada (algún documento del proceso ha sido rechazado) o pendiente cuando el último documento se encuentra en estado pendiente.

Acciones a realizar sobre los documentos de una cadena

  • Visualizar el PDF: para ello deberás seleccionar el icono en forma de documento que se encuentra junto al número de documento.
  • Editar el documento: podrás realizarlo seleccionando el icono de lápiz que encuentras a continuación del icono de visualización.
  • Ver un resumen del documento: contacto, fechas, importe, conceptos e historial de acciones realizadas sobre el presupuesto.
  • Exportar: Desde esta opción podrás seleccionar los documentos a exportar, la plantilla, el idioma y el formato.
  • Enviar: Aquí podrás elegir los documentos a enviar, editar o añadir los destinatarios del email, editar el asunto y el mensaje, escoger la plantilla y el idioma en que se crearán los PDFs). Cambiar el estado del documento: seleccionando sobre las opciones que aparecen podrás cambiar el estado del documento seleccionado a no ser que se encuentre en un estado final (aceptado, rechazado o entregado).Eliminar: Podrás eliminar cualquier documento de la cadena de documentos comerciales, así como todos los documentos a la vez. Ten en cuenta que si eliminas un presupuesto, eliminarás todos los documentos relacionados y si eliminas un pedido los albaranes relacionados también serán eliminados

Listado de cadena de documentos

Desde la pantalla principal de la cadena de documentos también puedes visualizar las cadenas de documentos ya creadas y realizar acciones sobre ellas.

Filtros

En la parte superior de la ventana encontrarás una serie de filtros que te permitirán obtener un listado acotado a tus necesidades.

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Tipo de documento

Los selectores de tipo de documento te permitirán decidir sobre qué documento de la cadena (presupuesto, pedido, albaranes o factura) quieres que se apliquen el resto de filtros que indiques.

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Buscar

Este campo de texto te permitirá indicar: número de documento, nombre de cliente, etiquetas asignadas.

Estado

Te permitirá filtrar por los documentos que se encuentren en ese estado. Las opciones de este filtro variarán en función del tipo de documento que hayas seleccionado en el filtro superior.

Filtros temporales

El resto de selectores que te encontrarás a continuación te permitirán filtrar por fechas. Unos filtros que también se verán condicionados por el tipo de documento que hayas seleccionado en el filtro superior.

Exportar listado de documentos

Una vez generado el listado y mostrado en pantalla tienes la posibilidad de exportarlo en .xls, .xlsx o csv seleccionando la opción exportar que encontrarás en la parte superior derecha de la ventana.

Ten en cuenta que enviaremos el resultado de la exportación al email del usuario que lo solicita.

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Acciones a realizar sobre la cadena de documentos

Al final de la línea de cada cadena de documentos encontrarás una serie de acciones relacionadas con esa cadena:

  • Ir a la página de contacto.
  • Generar una nueva cadena a partir de este presupuesto (permitiendote editar los datos que quieras posteriormente).
  • Crear una factura rectificativa (en caso de que la cadena disponga ya de una factura).
  • Exportar los documentos de una cadena (escogiendo los documentos a exportar, la plantilla PDF de los documentos, el idioma de los documentos y el formato).
  • Enviar por email los documentos de la cadena. Aquí podrás elegir los documentos a enviar, editar o añadir los destinatarios del email, editar el asunto y el mensaje, escoger la plantilla y el idioma en que se crearán los PDFs).
  • Eliminar la cadena siempre y cuando no tenga documentos aceptados o rechazados.

Plantilla de impresión en PDF

Una vez creado cualquier tipo de documento puedes escoger el formato de plantilla de impresión entre todas las que proponemos o crear tu propia plantilla personalizada. Puedes ver más información aquí