Proceso para importar

Desde el apartado de “Gastos” del menú lateral, puedes importar tus datos a mediante Excel.

Una vez dentro, en la parte derecha de la barra de búsqueda podrás ir al apartado de importaciones.

El proceso es simple:

Descarga nuestra plantilla de importación, copia los campos que quieras rellenar en la plantilla y súbela a Quipu.

Es muy importante que no cambies el formato. Las columnas - aunque estén vacías - deben seguir el formato idéntico.

Por último, si hubiese algún tipo de error en el excel, no se cargará ninguna información. Se enviará un email con los errores detectados para su corrección, pudiendo subir nuevamente el excel con las correcciones realizadas.

Formato de la plantilla

Debes tener en cuenta los siguientes puntos para una correcta importación del excel:

Por defecto la plantilla que te bajas de Quipu ya está bien configurada pero a veces depende de tu programa (Microsoft Office, Open Office, etc) puede que se haya desconfigurado.
El archivo debe ser .xls o .xlsx
Verifica que las columnas que contienen fechas tengan el formato 'fecha' y que los campos donde haya unidades monetarias (euros) tengan el formato 'moneda'.
Es importante que uses el sistema decimal europeo (comas) en vez de usar puntos.

Campos obligatorios

Son obligatorios aquellos campos que aparecen en amarillo dentro de la plantilla descargada:

Tipo (factura, ticket o presupuesto)
Fecha de Emisión
Número de Factura
NIF [sólo obligatorio para facturas]
Nombre [solo es obligatorio si no existe el contacto en tu cuenta de Quipu o si es una factura]
País [solo es obligatorio si no existe el contacto en tu cuenta de Quipu o si es una factura]]
Base Unitaria
IVA [si el IVA es cero, debe ponerse un cero igualmente, excepto si es un ticket]

Al rellenar la información del proveedor, al importar este excel automáticamente se creará la ficha del contacto con los datos que se han indicado. Si el contacto ya existe, con la información del NIF será suficiente, ya que es el identificador único.

Contenido de los campos

DATOS FISCALES

TipoEspecifica si es una factura o ticket. Si no indicas nada en este campo, asumiremos que son facturas.Puedes escribirlo en cualquier de los 4 idiomas de la plataforma el texto.
Fechas de emisión, vencimiento y pagoFormatos aceptados: DD/MM/AA y DD/MM/AAAAEstado de pago. Para indicar el estado de pago de un ticket o factura puedes hacerlo de dos formas: indicando la fecha de vencimiento y la fecha de pago. indicando mediante texto el estado de pago: pendiente, impagado o pagado/cobrado. Si no indicas ninguna fecha de pago se indicará la del día en que se importa el excel.
Numeración de factura, ticket o presupuestoEl número de la factura (sin ninguna limitación por parte de Quipu. En caso de exportarl mediante el suenlace de A3 solo se pintarán los últimos 10 dígitos que son el máximo que acepta A3).

PROVEEDOR

NIF. Si el NIF no existe aparecerá un error. Esta validación solo aplica para proveedores de España y países de la Unión Europea.El NIF es el identificador único en Quipu y por lo tanto si el proveedor ya existe, solo con el NIF nos basta.
Nombre del proveedor. Si el proveedor no existe es un campo obligatorio. En caso de que exista tomamos el NIF como referencia y no hace falta informar del nombre ni ningún otro campo.
Dirección, Mail, Teléfono, IBAN, SWIFT. No son campos obligatorios
País. Es un campo obligatorio y puedes escribir el nombre del país en cualquier de los 4 idiomas de Quipu (catalán, español, inglés, francés) o usando el acrónimo (ES, IT, DE, etc) según ISO 3166.
Número de Proveedor. Es el número contable del proveedor. Si el proveedor ya existe tomará el número que tenemos. Si aún no existe el sistema le adjudicará uno. Solo lo debes informar si quieres asignar a uno en particular. Es esencial que la longitud sea la que haya en Configuración-básica-nº dígitos contables.

LÍNEA FACTURA (Conceptos)

Puedes hacer varias líneas de factura para desglosar por ejemplo distintos IVAs .

Para ello simplemente debemos meter el mismo número de factura en filas consecutivas y rellenar los conceptos e importes.

Concepto. No es un campo obligatorio.
Base Unitaria. La separación decimal debe ser com comas.
Cantidad. Si no se pone nada el importe por defecto será 1.
IVA, Recargo de Equivalencia, Retención. Poner la cuota de IVA (21, 10, 4, etc), recargo de equivalencia o retención.
Código Contable. Por defecto se consigna un 629. Es esencial que la longitud sea la que haya en Configuración-básica-nº dígitos contables.
Actividad Económica. En caso que haya más de una actividad económica, se puede detallar separando la sección y el epígrafe.Si no se pone nada, se aplicará la actividad económica por defecto.

¿Aún sigues con dudas?

Déjanos tu consulta o envíanos un email a support@getquipu.com y te responderemos lo antes posible.

Si eres cliente Premium, puedes contactarnos mediante el chat en directo. Más información sobre soporte premium.