CREAR UN TICKET - WOOCOMMERCE

Puedes crear tus tickets de ingresos en Quipu partiendo de los pedidos registrados en tu cuenta de WooCommerce.

1) Para poder conectar Quipu con cualquier plataforma, en primer lugar deberás dirigirte dentro de tu cuenta al apartado de configuración - integraciones y seleccionar la opción: Activar. De esta forma, seleccionando el botón “credenciales”, obtendrás el APP ID y el APP secret, ambos códigos son los que identifican a tu cuenta de Quipu y los cuales necesitarás más adelante.

2) Disponer de una cuenta de Zapier. Para ello puedes acceder a https://zapier.com/ y crear una cuenta través de cualquiera de las vías que proponen (puedes crearte una cuenta de prueba durante 14 días y posteriormente seguir con tu cuenta de forma gratuita o acoger a cualquier de los planes que ofrecen).

3) Disponer de un plugin de WooCommerce para conectar con Zapier.

Desde Quipu recomendamos adquirir la Extensión desarrollada por OM4 en el marketplace de Woocommerce para integrar Zapier con Woocommerce.

Una vez seleccionada la opción: BUY NOW, te aparecerá una nueva ventana desde la cual indicar a qué cuenta de Woocommerce de las que tienes creadas quieres asignar esta extensión.

Esto encadenará con el apartado de my subscriptions de tu cuenta de WooCommerce para que puedas activar la suscripción seleccionando: Add to store.

Finalmente, en el apartado de WooCommerce > Extensiones, podrás activarlo como se muestra en la captura de pantalla:

Para que se inicie la instalación:

Y te aparezca disponible en el apartado de WooCommerce de tu cuenta:

Un zap es un proceso que puedes definir dentro de Zapier en el cual indicas que al producirse un evento dentro de una aplicación a continuación se darán una o más acciones en otras plataformas.

En este caso vamos a ver cómo cuando se genera un pedido en WooCommerce o este se encuentra como pagado, automáticamente se registrará un ticket de ingreso en Quipu.

Para iniciar la configuración de tu zap tendrás que ir a zapier, acceder a tu cuenta y seleccionar la opción MAKE A ZAP.

En la nueva pantalla habilitada, en la parte superior izquierda, podrás indicar el nombre de tu zap para tenerlo identificado:

El trigger es el evento inicial que desencadenará el resto de acciones.

Posteriormente, deberás configurar el trigger (el evento que al ocurrir, iniciará el resto de acciones).

1) Selecciona desde que aplicación se lanzará el trigger, en este caso escogeremos la APP WooCommerce:

2) Selecciona qué evento deberá producirse en WooCommerce para iniciar el zap, en este caso elegirás o Order (Pedido) si tu ecommerce vende Productos o Subscription si vendes un servicio de subscripción.

3) Indicarás cual es tu cuenta de WooCommerce. Si ya la tienes registrada en Zapier de otro zap anterior, la seleccionarás de la lista pero si aún no la has registrado selecciona la opción “connect a new account” Que habilitará una nueva ventana para indicar los datos de tu cuenta de WooCommerce:

Una vez conectada tu cuenta de WooCommerce, te pedirá configurar el apartado de Trigger rule. En este caso recomendamos utilizar la opción predeterminada de WooCommerce de Order Paid. En este caso solo se crearán en Quipu los tickets de ingresos de pedidos pagados.

Una vez conectada tu cuenta de WooCommerce, te pedirá revisar que la conexión se ha realizado correctamente y para ello seleccionaremos la opción: TEST TRIGGER para poder ver que Zapier extrae correctamente la información de tu WooCommerce mostrándote ejemplos de pedidos realizados en tu sitio.

Y en cuanto haga la prueba y te confirme que ha detectado una “nueva orden” ya podrás seleccionar: CONTINUE.

El segundo paso será definir el action. Es decir, qué acción quieres que se realice en Quipu, al producirse el trigger.

1) El primer paso será seleccionar en qué aplicación se registrarán tus tickets de ingreso. En este caso seleccionarás: Quipu.

2) A continuación podrás indicar qué acción quieres que se realice en Quipu: creación de un ticket de ingresos o Create an Income Ticket.

3) Y seguidamente indicarás cuál es tu cuenta de Quipu, seleccionando la opción: connect a new account o escogiendo una de las que ya tengas conectadas.

4) En este punto, si seleccionas “connect a new account”, accederás a una nueva ventana que te solicitará la identificación de tu cuenta de Quipu. (Es en este momento cuando tendrás que dirigirte a tu cuenta de Quipu - configuración - integraciones, para recuperar tu APP ID y APP secret activadas previamente).

Y seleccionado “Yes, Continue” ya te aparecerá tu cuenta conectada:

5) Una vez conectada tu cuenta de Quipu, es momento de definir qué datos quieres que se indiquen en cada uno de los campos que se usan en Quipu cuando se crea una nueva orden, venta o pedido.

Al darle a continue, accederás a un listado de campos (Set up action) que vamos a ir explicando a continuación para que puedas completar correctamente.

Verás que hay campos en los que indicamos (required) al final de la línea, esto querrá decir que son campos obligatorios,  que deberás rellenar sí o sí para poder continuar.

Además, en cada uno de los campos tendrás varias posibilidades para completar:

Number series - Series de numeración

Este campo hace referencia a la serie de numeración que se usará en el registro de tus tickets de ingresos en Quipu.

En caso de que tengas la serie previamente creada en Quipu. Puedes escogerla en el desplegable que te ofrece la casilla:

👉 Para definir una nueva serie de numeración en Quipu solo tienes que ir a Configuración > Numeraciones y crear una nueva numeración

Si quieres tener en cuenta un dato que venga del trigger, puedes escoger la opción “Custom” y elegir el campo que quieras en el desplegable.

O también desde aquí puedes escribir el texto que quieras que utilice como serie de numeración:

Cómo última opción puedes dejarlo vacío ya que no es un campo requerido y seguirá la numeración por defecto de tu cuenta.

Number - número

Este campo hace referencia al número de ticket que aparece tras la parte de la serie de numeración. Por ejemplo, en una ticket con numeración FS2021-345, 345 sería el número.

Recomendamos estas dos opciones aunque hay diferentes posibilidades:

Created date - fecha de emisión

Este campo hace referencia a la fecha de emisión que aparecerá en el ticket registrado en Quipu. Para definirlo, lo que recomendamos es escoger uno de los campos de fecha que pueden venir de la plataforma de origen buscando por “date” en el apartado “search”.

En el caso de WooCommerce el campo es: Date Created

Recipient name - Nombre del receptor

Este campo hace referencia al nombre del receptor del ticket de ingreso (nombre del cliente). En caso de que exista por ejemplo un campo para el nombre y otros para el apellido, podrás indicar más de una referencia a un campo del trigger. Recomendamos en este caso indicar un espacio entre ambos campos para que así lo cree en Quipu.

En el caso de WooCommerce los campos son: Billing First Name y Billing Last Name

Concept - concepto

En este campo aparecerán los conceptos (nombre de tus conceptos o productos) que tienes definido en tu cuenta de WooCommerce.

Aquí recomendamos indicar el campo con nombre: Line Items Name.

También existe la posibilidad de combinar campos en el apartado de concepto. Por ejemplo el título del producto y su respectivo SKU. Incluso puedes personalizar el formato añadiendo un "-" o un espacio para facilitar la lectura del ticket.

Unitary amount - precio unitario

En este campo se indicará qué campo de WooCommerce corresponde al precio unitario de cada uno de tus productos o servicios.

Aquí recomendamos indicar el campo con nombre: Line Items Subtotal (Antes de descuentos ya que posteriormente configuraremos estos campos).

En el caso de no querer configurar los descuentos incluiremos el campo Line Items Price

Quantity - Cantidad

En este campo se indicará qué campo de cuenta de WooCommerce se tendrá en cuenta para recoger las cantidades de cada producto o servicio.

Aquí recomendamos indicar el campo con nombre: Line Items Quantity.

Taxes - impuestos

En este campo se indicará qué campo de tu cuenta de WooCommerce se tendrá en cuenta para recoger los impuestos que allí tienes configurados. Aquí recomendamos indicar directamente el impuesto aplicado sobre tus productos o servicios: 0, 7, 10, 21...o bien 0.1, 0.7, 0.21.

Existen 3 formatos para completar este campo:

Si solo gestionamos un tipo impositivo en todo nuestro ecommerce. Ejemplo: 21% de IVA podemos:

1) Insertar el campo de WooCommerce Tax Lines Rate Percent

2) Poner el tipo impositivo directamente en el campo. En este caso un 10%

3) Si tenemos distintos tipos impositivos lo mejor será poner el campo Line Items Total Tax

Tax Field Format - Formato Campo Impuestos

En este campo puedes elegir una opción u otra para informar sobre cómo tienes definidos los impuestos en tu cuenta de WooCommerce:

Prices Include Taxes - Todos Los Precios Incluyen Impuestos

Este campo tiene un formato de elección entre verdadero o falso para que indiques cómo tienes indicados los precios de tus productos o servicios dentro de tu cuenta de WooCommerce.

En caso de que tengas indicado como precio: la base imponible, sin impuestos incluidos, debes elegir la opción FALSE.

En caso de que tengas indicado como precio: el PVP (base imponible + impuestos), debes elegir la opción TRUE.

Discount Amount - Descuento Total

En este campo referenciarás de qué campo de tu cuenta de WooCommerce se debe coger el importe del descuento a aplicar. Aquí pueden incluirse: cupones, rebajas, promociones, ofertas u otros.

Desde Quipu recomendamos indicar el campo con nombre: Discount Total.

En el ticket creado en Quipu, el descuento se mostrará como una nueva línea de conceptos, por tanto este campo se reflejará como “base” en la línea de descuento en conceptos. En el ejemplo sería el dato que se recogería como -2.

Discount Vat Percent - Porcentaje Descuento IVA

En este campo indicarás qué porcentaje o porcentajes de IVA se aplicará a los descuentos que puedan aplicarse sobre tus ventas, siempre teniendo en cuenta, que ese campo corresponderá a lo que tengas configurado dentro de tu plataforma de venta. Aquí recomendamos indicar directamente el impuesto aplicado sobre tus productos o servicios: 0, 7, 10, 21

Discount Concept - Concepto Del Descuento

Como hemos indicado anteriormente, si incluyes descuentos en los pedidos, esto se reflejará en el ticket como una línea más de los conceptos, por tanto, en este campo puedes definir qué texto aparecerá en el concepto para esta línea.

Desde Quipu recomendamos indicar el campo con nombre: Coupon Lines Code y en caso de dejarlo vacío, aparecerá con el concepto “descuento”.

Shipping Amount - Gastos De Envío

En este campo referenciarás de qué campo de cuenta de WooCommerce se debe coger el importe los gastos de envío a aplicar.

En este caso recomendamos usar el campo: Shipping lines Total.

En Quipu lo verás reflejado como “base” en la línea de gastos de envío en conceptos, como en el ejemplo serían los 3.

Shipping Vat Percent - Porcentaje IVA Gastos De Envío

En este campo indicarás qué porcentaje o porcentajes de IVA se aplicará a los gastos de envío que puedan aplicarse sobre tus ventas. Para ese campo puede indicar lo que tengas configurado dentro de tu cuenta de WooCommerce o bien puedes indicar un importe fijo como por ejemplo, 21.

Shipping Concept - Concepto Gastos De Envío

Como comentábamos anteriormente, si incluyes gastos de envío en los pedidos, esto se reflejará en el ticket como una línea más de los conceptos, por tanto, en este campo puedes definir qué texto aparecerá en el concepto para esta línea.

Puedes indicar el campo: Shipping Lines Method Title o, en caso de dejarlo vacío, aparecerá con el concepto “gastos de envío”.

Paid At - Fecha De Pago

Este campo hace referencia a la fecha de pago que aparecerá en el ticket registrado en Quipu.

Para definirlo, lo que recomendamos es escoger el campo: Date Paid

Payment Method - Método De Pago

En este campo puedes elegir en qué campo de tu cuenta de WooCommerce aparece el método de pago de tus clientes para cada venta, de esta manera se quedará reflejada esta información en el campo: método de pago de tu ticket en Quipu.

Aquí recomendamos escoger el campo: Payment Method.

En Quipu lo verás en este campo reflejado:

Accounting Category - Categoría Contable

En este campo puedes definir qué cuenta contable de ingreso debe asignarse al ticket de ingreso generado.

Podrás escoger entre las categorías contables de ingreso que tienes creadas previamente en el apartado configuración - cuentas contables de tu cuenta de Quipu.

Accounting Subcategory - Subcategoría Contable

En este campo puedes definir qué subcuenta contable de ingreso debe asignarse al ticket de ingreso generado.

Podrás escoger entre las subcategorías contables de ingreso que tienes creadas previamente en el apartado configuración - cuentas contables de tu cuenta de Quipu.

Tags - Etiquetas

Aquí podrás configurar las etiquetas que quieres que se asignen a los tickets de ingreso que provienen de esta integración. Para definirlas puedes usar datos que vengan de tu plataforma de ventas o bien puedes escribir el texto que quieras. Para definir más de una etiqueta deberás separar la información por comas.

Descubre más sobre el uso de etiquetas en Quipu.

Notes - Notas

En este apartado puedes definir la información que quieras que aparezca en el apartado de notas para el receptor del ticket de ingreso.

Puedes indicar un texto directamente, escoger un campo del pedido (p.e: el número de pedido de tu plataforma de venta) o en caso de dejarlo vacío, pondremos las notas que tengas configuradas en configuración - facturas - notas para el receptor en tickets y facturas.

Una vez referenciados todos los campos, el último paso a realizar es testear que con la información que proviene de tu cuenta de WooCommerce y la configuración que has realizado, se puede crear correctamente un ticket en Quipu. Para ello, te pedirá testear el action, mostrándote todos los datos que ha podido recoger de tu pedido y el campo en el que los mostrará:

Al final de todos los datos, te mostrará la opción que deberás elegir: Test & Continue.

Y una vez finalizado el testeo te mostrará el mensaje que te indicará que ha podido crear un ticket en Quipu con el pedido que había tomado como ejemplo.

¡Ahora ya sí lo tienes todo perfectamente configurado!

Para acabar solo tendrás que poner en ON tu Zap marcando el selector que se encuentra en OFF y se irán creando todos tus tickets automáticamente