1. Pasos previos
2. ¿Qué es un zap?
3. Configuración del trigger
4. Configuración del action
5. Number series - Series de numeración
6. Number - número
7. Created date - fecha de emisión
8. Due Date - Fecha de vencimiento
9. Name and surname - Nombre y Apellidos
10. Tax ID - identificador de cliente (NIF)
11. Email - correo electrónico
12. Phone - teléfono
13. Address - dirección
14. Zip code - Código postal
15. Town - ciudad
16. Country code - código país
17. Bank account number - IBAN
18. SWIFT/BIC
19. Concept - concepto
20. Unitary amount - precio unitario
21. Quantity - Cantidad
22. Taxes - impuestos
23. Tax Field Format - Formato Campo Impuestos
24. Prices Include Taxes - Todos Los Precios Incluyen Impuestos
25. Discount Amount - Descuento Total
26. Discount Vat Percent - Porcentaje Descuento IVA
27. Discount Concept - Concepto Del Descuento
28. Shipping Amount - Gastos De Envío
29. Shipping Vat Percent - Porcentaje IVA Gastos De Envío
30. Shipping Concept - Concepto Gastos De Envío
31. Paid At - Fecha De Pago
32. Payment Method - Método De Pago
33. Accounting Category - Categoría Contable
34. Accounting Subcategory - Subcategoría Contable
35. Tags - Etiquetas
36. Notes - Notas
Puedes crear tus facturas de ingresos en Quipu partiendo de los pedidos registrados en tu cuenta de WooCommerce.
Vídeo ¿Qué es Zapier?
Pasos previos
1) Para poder conectar Quipu con cualquier plataforma, en primer lugar deberás dirigirte dentro de tu cuenta al apartado de configuración - integraciones y seleccionar la opción: Activar. De esta forma, seleccionando el botón “credenciales”, obtendrás el APP ID y el APP secret, ambos códigos son los que identifican a tu cuenta de Quipu y los cuales necesitarás más adelante.
2) Disponer de una cuenta de Zapier. Para ello puedes acceder a https://zapier.com/ y crear una cuenta través de cualquiera de las vías que proponen (puedes crearte una cuenta de prueba durante 14 días y posteriormente seguir con tu cuenta de forma gratuita o acoger a cualquier de los planes que ofrecen).
Vídeo ¿Cómo conectar Zapier con Quipu?
3) Disponer de un plugin de WooCommerce para conectar con Zapier.
Desde Quipu recomendamos adquirir la Extensión desarrollada por OM4 en el marketplace de Woocommerce para integrar Zapier con Woocommerce.
Una vez seleccionada la opción: BUY NOW, te aparecerá una nueva ventana desde la cual indicar a qué cuenta de Woocommerce de las que tienes creadas quieres asignar esta extensión.
Esto encadenará con el apartado de my subscriptions de tu cuenta de WooCommerce para que puedas activar la suscripción seleccionando: Add to store.
Finalmente, en el apartado de WooCommerce > Extensiones, podrás activarlo como se muestra en la captura de pantalla:
Para que se inicie la instalación:
Y te aparezca disponible en el apartado de WooCommerce de tu cuenta:
Conexión WooCommerce - Quipu
¿Qué es un zap?
Un zap es un proceso que puedes definir dentro de Zapier en el cual indicas que al producirse un evento dentro de una aplicación a continuación se darán una o más acciones en otras plataformas.
En este caso vamos a ver cómo cuando se genera un pedido en WooCommerce o este se encuentra como pagado, automáticamente se registrará una factura de ingreso en Quipu.
Para iniciar la configuración de tu zap tendrás que ir a zapier, acceder a tu cuenta y seleccionar la opción MAKE A ZAP.
En la nueva pantalla habilitada, en la parte superior izquierda, podrás indicar el nombre de tu zap para tenerlo identificado:
Vídeo descargar extensión Zapier y configurar el Trigger
Configuración del trigger
El trigger es el evento inicial que desencadenará el resto de acciones.
Posteriormente, deberás configurar el trigger (el evento que al ocurrir, iniciará el resto de acciones).
1) Selecciona desde que aplicación se lanzará el trigger, en este caso escogeremos la APP WooCommerce:
2) Selecciona qué evento deberá producirse en WooCommerce para iniciar el zap, en este caso elegirás o Order (Pedido) si tu ecommerce vende Productos o Subscription si vendes un servicio de subscripción.
3) Indicarás cual es tu cuenta de WooCommerce. Si ya la tienes registrada en Zapier de otro zap anterior, la seleccionarás de la lista pero si aún no la has registrado selecciona la opción “connect a new account” Que habilitará una nueva ventana para indicar los datos de tu cuenta de WooCommerce:
Una vez conectada tu cuenta de WooCommerce, te pedirá configurar el apartado de Trigger rule. En este caso recomendamos utilizar la opción predeterminada de WooCommerce de Order Paid. En este caso solo se crearán en Quipu las facturas de ingresos de pedidos pagados.
Y en cuanto haga la prueba y te confirme que ha detectado una “nueva orden” ya podrás seleccionar: CONTINUE.
Configuración del action
El segundo paso será definir el action. Es decir, qué acción quieres que se realice en Quipu, al producirse el trigger.
Vídeo configuración del Action
1) El primer paso será seleccionar en qué aplicación se registrarán tus facturas de ingreso. En este caso seleccionarás: Quipu.
2) A continuación podrás indicar qué acción quieres que se realice en Quipu: la Creación de una Factura de Ingresos o Create an Income Invoice.
3) Y seguidamente indicarás cuál es tu cuenta de Quipu, seleccionando la opción: connect a new account o escogiendo una de las que ya tengas conectadas.
4) En este punto, si seleccionas “connect a new account”, accederás a una nueva ventana que te solicitará la identificación de tu cuenta de Quipu. (Es en este momento cuando tendrás que dirigirte a tu cuenta de Quipu - configuración - integraciones, para recuperar tu APP ID y APP secret activadas previamente).
Y seleccionado “Yes, Continue” ya te aparecerá tu cuenta conectada:
5) Una vez conectada tu cuenta de Quipu, es momento de definir qué datos quieres que se indiquen en cada uno de los campos que se usan en Quipu cuando se crea una nueva orden, venta o pedido.
Al darle a continue, accederás a un listado de campos (Set up action) que vamos a ir explicando a continuación para que puedas completar correctamente.
Verás que hay campos en los que indicamos (required) al final de la línea, esto querrá decir que son campos obligatorios, que deberás rellenar sí o sí para poder continuar.
Además, en cada uno de los campos tendrás varias posibilidades para completar:
- Indicar un texto fijo que siempre se volcará en ese campo.
- Indicar un campo existente dentro de la aplicación que actúa como trigger (google sheets, CRM....)
- Indicar un campo existente en Quipu.
Definición de los campos
Number series - Series de numeración
Este campo hace referencia a la serie de numeración que se usará en el registro de tus facturas de ingresos en Quipu.
En caso de que tengas la serie previamente creada en Quipu. Puedes escogerla en el desplegable que te ofrece la casilla:
👉 Para definir una nueva serie de numeración en Quipu solo tienes que ir a Configuración > Numeraciones y crear una nueva numeración
Si quieres tener en cuenta un dato que venga del trigger, puedes escoger la opción “Custom” y elegir el campo que quieras en el desplegable.
O también desde aquí puedes escribir el texto que quieras que utilice como serie de numeración:
Como última opción puedes dejarlo vacío ya que no es un campo requerido y seguirá la numeración por defecto de tu cuenta.
Number - número
Este campo hace referencia al número de factura que aparece tras la parte de la serie de numeración. Por ejemplo, en una factura con numeración FS2021-345, 345 sería el número.
Recomendamos estas dos opciones aunque hay diferentes posibilidades:
- Dejar el campo vacío para que la numeración sea automática y pueda seguir la correlación definida en tu cuenta de Quipu.
- Insertar el campo de WooCommerce Number para que siga la numeración de los pedidos en tu tienda online.
Created date - fecha de emisión
Este campo hace referencia a la fecha de emisión que aparecerá en la factura registrada en Quipu. Para definirlo, lo que recomendamos es escoger uno de los campos de fecha que pueden venir de la plataforma de origen buscando por “date” en el apartado “search”.
En el caso de WooCommerce el campo es: Date Created
Name and surname - Nombre y Apellidos
Este campo hace referencia al nombre y apellidos del contacto o al nombre de la empresa.
En caso de que exista por ejemplo un campo para el nombre y otros para el apellido, podrás indicar más de una referencia a un campo del trigger (p.e: los campos Customer First Name y Customer Last Name). Recomendamos en este caso indicar un espacio entre ambos campos para que así lo cree en Quipu.
En el caso de WooCommerce los campos son: Billing First Name y Billing Last Name
Tax ID - identificador de cliente (NIF)
Este campo hace referencia al CIF, NIF o VAT number del contacto.
Esta información es obligatoria ya que hablamos de registrar facturas de ingresos.
En WooCommerce este campo no es predeterminado, por tanto, hay que configurar el código base del Theme de WooCommerce y aparecerá aquí en formato configurado en ese apartado. Puedes ver cómo configurarlo en este artículo de nuestro blog.
Email - correo electrónico
Esta información puede ser muy útil en caso de que queramos enviar las facturas a nuestros clientes por email desde Quipu.
Si quieres introducir en este campo más de un email y estos se encuentran en campos distintos, puedes escribir una “,” entre ambas referencias para que se vuelque correctamente en Quipu. Para ello debes elegir primero un campo email, escribir a continuación una coma y posteriormente seleccionar el otro campo email.
En el caso de WooCommerce el campo es: Billing Email
Phone - teléfono
En este campo podemos introducir el teléfono o teléfonos del contacto.
En caso de que exista más de uno podemos indicar más de una referencia a un campo del trigger.
En el caso de WooCommerce el campo es: Billing Phone
Address - dirección
Este campo hace referencia a la dirección fiscal del cliente.
En caso de que exista más de un campo que contenga información que queramos incluir aquí, podemos indicar más de una referencia a un campo del trigger.
En el caso de WooCommerce los campos son: Billing Address 1 y Billing Address 2
Zip code - Código postal
Este campo hace referencia al código postal del contacto. Es importante sobre todo en caso de contacto con régimen fiscal distinto por su situación geográfica: Canarias, Ceuta o Melilla ya que se tendrá en cuenta para el registro correcto del ingreso en Quipu.
En el caso de WooCommerce el campo es: Billing Postcode
Town - ciudad
En este campo podemos introducir el pueblo o ciudad correspondiente a su dirección fiscal.
En caso de que exista más de uno podemos indicar más de una referencia a un campo del trigger.
Country code - código país
Para referenciar este campo hay que tener en cuenta que aquí introduciremos el campo que se corresponde con el código del país en formato ISO 3166-1. Por ejemplo, en el caso de España será ES o en el de Alemania, DE.
El código de país es imprescindible para que se registren correctamente los ingresos o sobre todo si se trata de un contacto intracomunitario o extranjero.
En el caso de WooCommerce el campo es: Billing Country
Bank account number - IBAN
Al introducir el IBAN del contacto podemos usar esta información posteriormente desde Quipu en caso de querer generar remesas de cobro o pago de las facturas registradas.
Este campo es personalizado en WooCommerce por lo que, para incluirlo deberás tener en cuenta cómo lo has configurado en tu cuenta ya que por defecto no existe.
SWIFT/BIC
Al introducir el SWIFT o BIC del contacto podemos usar esta información posteriormente desde Quipu en caso de querer generar remesas de cobro o pago de las facturas registradas.
Este campo es personalizado en WooCommerce por lo que, para incluirlo deberás tener en cuenta cómo lo has configurado en tu cuenta ya que por defecto no existe.
- Al registrar una factura de ingreso de un contacto no existente en Quipu (se validará por CIF, NIF o VAT number si ya existe como contacto), este se creará en la base de datos de contactos de tu cuenta de Quipu automáticamente.
En caso de que ya exista, se revisarán los datos fiscales por si hay que actualizar alguno de ellos.
Line items
Concept - concepto
En este campo aparecerán los conceptos (nombre de tus conceptos o productos) que tienes definido en tu cuenta de WooCommerce.
Aquí recomendamos indicar el campo con nombre: Line Items Name.
También existe la posibilidad de combinar campos en el apartado de concepto. Por ejemplo el título del producto y su respectivo SKU. Incluso puedes personalizar el formato añadiendo un "-" o un espacio para facilitar la lectura de la factura.
Unitary amount - precio unitario
En este campo se indicará qué campo de WooCommerce corresponde al precio unitario de cada uno de tus productos o servicios.
Aquí recomendamos indicar el campo con nombre: Line Items Subtotal (Antes de descuentos ya que posteriormente configuraremos estos campos).
En el caso de no querer configurar los descuentos incluiremos el campo Line Items Price
Quantity - Cantidad
En este campo se indicará qué campo de cuenta de WooCommerce se tendrá en cuenta para recoger las cantidades de cada producto o servicio.
Aquí recomendamos indicar el campo con nombre: Line Items Quantity.
Taxes - impuestos
En este campo se indicará qué campo de tu cuenta de WooCommerce se tendrá en cuenta para recoger los impuestos que allí tienes configurados. Aquí recomendamos indicar directamente el impuesto aplicado sobre tus productos o servicios: 0, 7, 10, 21...o bien 0.1, 0.7, 0.21.
Existen 3 formatos para completar este campo:
Si solo gestionamos un tipo impositivo en todo nuestro ecommerce. Ejemplo: 21% de IVA podemos:
1) Insertar el campo de WooCommerce Tax Lines Rate Percent
2) Poner el tipo impositivo directamente en el campo. En este caso un 10%
3) Si tenemos distintos tipos impositivos lo mejor será poner el campo Line Items Total Tax
Tax Field Format - Formato Campo Impuestos
En este campo puedes elegir una opción u otra para informar sobre cómo tienes definidos los impuestos en tu cuenta de WooCommerce:
- % en escala 0 a 100: escogerás esta opción si el formato de tus impuestos es en escala de 0 a 100. Es decir si, por ejemplo,en el campo anterior (Taxes - Impuestos) tienes indicado 4, 10 o 21. Caso 1 y 2 del apartado anterior
- % en escala 0 a 1: escogerás esta opción si el formato de tus impuestos es en escala de 0 a 100. Es decir si, por ejemplo,en el campo anterior (Taxes - Impuestos) tienes indicado 0.04, 0.1 o 0.21.
- amount cantidad: escogerás esta opción si el formato de tus impuestos es el valor total correspondiente al importe de iva a cobrar. Por ejemplo, si para un caso de base imponible de 50€ el valor que aparece es directamente 10,5 €. Caso 3 del apartado anterior.
Prices Include Taxes - Todos Los Precios Incluyen Impuestos
Este campo tiene un formato de elección entre verdadero o falso para que indiques cómo tienes indicados los precios de tus productos o servicios dentro de tu cuenta de WooCommerce.
En caso de que tengas indicado como precio: la base imponible, sin impuestos incluidos, debes elegir la opción FALSE.
En caso de que tengas indicado como precio: el PVP (base imponible + impuestos), debes elegir la opción TRUE.
Discount Amount - Descuento Total
En este campo referenciarás de qué campo de tu cuenta de WooCommerce se debe coger el importe del descuento a aplicar. Aquí pueden incluirse: cupones, rebajas, promociones, ofertas u otros. Desde Quipu recomendamos indicar el campo con nombre: Total discounts.
En la factura creada en Quipu, el descuento se mostrará como una nueva línea de conceptos, por tanto este campo se reflejará como “base” en la línea de descuento en conceptos. En el ejemplo sería el dato que se recogería como -2.
Discount Vat Percent - Porcentaje Descuento IVA
En este campo indicarás qué porcentaje o porcentajes de IVA se aplicará a los descuentos que puedan aplicarse sobre tus ventas, siempre teniendo en cuenta, que ese campo corresponderá a lo que tengas configurado dentro de tu plataforma de venta. Aquí recomendamos indicar directamente el impuesto aplicado sobre tus productos o servicios: 0, 7, 10, 21
Discount Concept - Concepto Del Descuento
Como hemos indicado anteriormente, si incluyes descuentos en los pedidos, esto se reflejará en la factura como una línea más de los conceptos, por tanto, en este campo puedes definir qué texto aparecerá en el concepto para esta línea.
Desde Quipu recomendamos indicar el campo con nombre: Coupon Lines Code y en caso de dejarlo vacío, aparecerá con el concepto “descuento”.
Shipping Amount - Gastos De Envío
En este campo referenciarás de qué campo de cuenta de WooCommerce se debe coger el importe los gastos de envío a aplicar.
En este caso recomendamos usar el campo: Shipping lines Total.
En Quipu lo verás reflejado como “base” en la línea de gastos de envío en conceptos, como en el ejemplo serían los 3.
Shipping Vat Percent - Porcentaje IVA Gastos De Envío
En este campo indicarás qué porcentaje o porcentajes de IVA se aplicará a los gastos de envío que puedan aplicarse sobre tus ventas. Para ese campo puede indicar lo que tengas configurado dentro de tu cuenta de WooCommerce o bien puedes indicar un importe fijo como por ejemplo, 21.
Shipping Concept - Concepto Gastos De Envío
Como comentábamos anteriormente, si incluyes gastos de envío en los pedidos, esto se reflejará en la factura como una línea más de los conceptos, por tanto, en este campo puedes definir qué texto aparecerá en el concepto para esta línea.
Puedes indicar el campo: Shipping Lines Method Title o, en caso de dejarlo vacío, aparecerá con el concepto “gastos de envío”.
Paid At - Fecha De Pago
Este campo hace referencia a la fecha de pago que aparecerá en la factura registrada en Quipu.
Para definirlo, lo que recomendamos es escoger el campo: Date Paid
Payment Method - Método De Pago
En este campo puedes elegir en qué campo de tu cuenta de WooCommerce aparece el método de pago de tus clientes para cada venta, de esta manera se quedará reflejada esta información en el campo: método de pago de tu factura en Quipu.
Aquí recomendamos escoger el campo: Payment Method.
En Quipu lo verás en este campo reflejado:
Accounting Category - Categoría Contable
En este campo puedes definir qué cuenta contable de ingreso debe asignarse a la factura de ingreso generada.
Podrás escoger entre las categorías contables de ingreso que tienes creadas previamente en el apartado configuración - cuentas contables de tu cuenta de Quipu.
Accounting Subcategory - Subcategoría Contable
En este campo puedes definir qué subcuenta contable de ingreso debe asignarse a la factura de ingreso generada.
Podrás escoger entre las subcategorías contables de ingreso que tienes creadas previamente en el apartado configuración - cuentas contables de tu cuenta de Quipu.
Tags - Etiquetas
Aquí podrás configurar las etiquetas que quieres que se asignen a las facturas de ingreso que provienen de esta integración. Para definirlas puedes usar datos que vengan de tu plataforma de ventas o bien puedes escribir el texto que quieras. Para definir más de una etiqueta deberás separar la información por comas.
Descubre más sobre el uso de etiquetas en Quipu.
Notes - Notas
En este apartado puedes definir la información que quieras que aparezca en el apartado de notas para el receptor de la factura de ingreso.
Puedes indicar un texto directamente, escoger un campo del pedido (p.e: el número de pedido de tu plataforma de venta) o en caso de dejarlo vacío, pondremos las notas que tengas configuradas en configuración - facturas - notas para el receptor en tickets y facturas.
Una vez referenciados todos los campos, el último paso a realizar es testear que con la información que proviene de tu cuenta de WooCommerce y la configuración que has realizado, se puede crear correctamente una factura en Quipu. Para ello, te pedirá testear el action, mostrándote todos los datos que ha podido recoger de tu pedido y el campo en el que los mostrara:
Al final de todos los datos, te mostrará la opción que deberás elegir: Test & Continue.
Y una vez finalizado el testeo te mostrará el mensaje que te indicará que ha podido crear una factura en Quipu con el pedido que había tomado como ejemplo.
¡Ahora ya sí lo tienes todo perfectamente configurado!
Para acabar solo tendrás que poner en ON tu Zap marcando el selector que se encuentra en OFF y se irán creando todos tus facturas automáticamente
