Crear una factura en Zapier

Puedes crear tus facturas de ingresos en Quipu partiendo de cualquier fuente que contenga sus datos: plataforma ecommerce, de venta de cursos, google sheets…

Vídeo que os ayudará a entender qué es Zapier y a empezar a familiarizarse con palabras como Zaps, Tasks, Triggers o Actions.

1) Para poder conectar Quipu con cualquier plataforma, en primer lugar deberás dirigirte dentro de tu cuenta al apartado de configuración - integraciones y seleccionar la opción: Activar. De esta forma, seleccionando el botón “credenciales”, obtendrás el APP ID y el APP secret, ambos códigos son los que identifican a tu cuenta de Quipu y los cuales necesitarás más adelante.

2) Disponer de una cuenta de Zapier. Para ello puedes acceder a https://zapier.com/ y crear una cuenta través de cualquiera de las vías que proponen (puedes crearte una cuenta de prueba durante 14 días y posteriormente seguir con tu cuenta de forma gratuita o acoger a cualquier de los planes que ofrecen):

En este vídeo te explicamos como configurar y conectar Quipu y Zapier, desde la activación de la API en tu cuenta de Quipu, hasta la validación de tu cuenta en el Action de tu primer Zap.

Un zap es un proceso que puedes definir dentro de Zapier en el cual indicas que al producirse un evento dentro de una aplicación a continuación se darán una o más acciones en otras plataformas.

En este caso vamos a ver cómo, cuando se genera un pedido en la plataforma con la que trabajes o incluso en un google sheets, automáticamente se registrará una factura de ingreso en Quipu.

Para iniciar la configuración de tu zap tendrás que ir a zapier, acceder a tu cuenta y seleccionar la opción MAKE A ZAP.

En la nueva pantalla habilitada, en la parte superior izquierda, podrás indicar el nombre de tu zap para tenerlo identificado:

El trigger es el evento inicial que desencadenará el resto de acciones.

En este caso en el apartado de trigger podrás escoger desde qué aplicación y qué evento quieres que se tome la información para crear tus facturas en Quipu.

El segundo paso será definir el action. Es decir, qué acción quieres que se realice en Quipu, al producirse el trigger.

1) El primer paso será seleccionar en qué aplicación se crearán tus facturas. En este caso seleccionarás: Quipu.

2) A continuación podrás indicar qué acción quieres que se realice en Quipu: la creación de una factura de ingreso.

3) Y seguidamente indicarás cuál es tu cuenta de Quipu, seleccionando la opción: connect a new account o escogiendo una de las que ya tengas conectadas.

4) En este punto, si seleccionas “connect a new account”, accederás a una nueva ventana que te solicitará la identificación de tu cuenta de Quipu. (Es en este momento cuando tendrás que dirigirte a tu cuenta de Quipu - configuración - integraciones, para recuperar tu APP ID y APP secret activadas previamente).

Y seleccionado “Yes, Continue” ya te aparecerá tu cuenta conectada:

5) Una vez conectada tu cuenta de Quipu, es momento de definir qué datos quieres que se indiquen en cada uno de los campos que se usan en Quipu cuando se crea una nueva orden, venta o pedido. Al darle a continue, accederás a un listado de campos (Set up action) que vamos a ir explicando a continuación para que puedas completar correctamente.

Verás que hay campos en los que indicamos (required) al final de la línea, esto querrá decir que son campos obligatorios,  que deberás rellenar sí o sí para poder continuar.

Además, en cada uno de los campos tendrás varias posibilidades para completar:

Este campo hace referencia a la serie de numeración que se usará en el registro de tus facturas de ingresos en Quipu.

En caso de que tengas la serie previamente creada en Quipu. Puedes escogerla en el desplegable que te ofrece la casilla:

Si quieres tener en cuenta un dato que venga del trigger, puedes escoger la opción “Custom” y elegir el campo que quieras en el desplegable:

O también desde aquí puedes escribir el texto que quieras que utilice como serie de numeración:

Cómo última opción puedes dejarlo vacío ya que no es un campo requerido.

Este campo hace referencia al número de factura que aparece tras la parte de la serie de numeración. Por ejemplo, en una factura con numeración FS2021-345, 345 sería el número.

Como en el campo anterior, hay varias posibilidades. Si lo dejas vacío tendrá en cuenta la correlación y si indicas un dato que ya aparece en tu plataforma de venta, tendrá ese número en cuenta.

Este campo hace referencia a la fecha de emisión que aparecerá en la factura registrada en Quipu. Para definirlo, lo que recomendamos es escoger uno de los campos de fecha que pueden venir de la plataforma de origen buscando por “date” en el apartado “search”.

Este campo hace referencia a la fecha de vencimiento que aparecerá en la factura registrada en Quipu. Para definirlo, lo que recomendamos es escoger uno de los campos de fecha que pueden venir de la plataforma de origen buscando por “date” en el apartado “search”.

Este campo hace referencia al nombre y apellidos del contacto o al nombre de la empresa. En caso de que exista por ejemplo un campo para el nombre y otros para el apellido, podrás indicar más de una referencia a un campo del trigger.

Este campo hace referencia al CIF, NIF o VAT number del contacto.

Esta información es obligatoria ya que hablamos de registrar facturas de ingresos.

Esta información puede ser muy útil en caso de que queramos enviar las facturas a nuestros clientes por email desde Quipu.Si quieres introducir en este campo más de un email y estos se encuentran en campos distintos, puedes escribir una “,” entre ambas referencias para que se vuelque correctamente en Quipu. Para ello debes elegir primero un campo email, escribir a continuación una coma y posteriormente seleccionar el otro campo email.

En este campo podemos introducir el teléfono o teléfonos del contacto.

En caso de que exista más de uno podemos indicar más de una referencia a un campo del trigger.

Este campo hace referencia a la dirección fiscal del cliente.

En caso de que exista más de un campo que contenga información que queramos incluir aquí, podemos indicar más de una referencia a un campo del trigger.

Este campo hace referencia al código postal del contacto. Es importante sobre todo en caso de contacto con régimen fiscal distinto por su situación geográfica: Canarias, Ceuta o Melilla ya que se tendrá en cuenta para el registro correcto del ingreso en Quipu.

En este campo podemos introducir el pueblo o ciudad correspondiente a su dirección fiscal.

En caso de que exista más de uno podemos indicar más de una referencia a un campo del trigger.

Para referenciar este campo hay que tener en cuenta que aquí introduciremos el campo que se corresponde con el código del país en formato ISO 3166-1. Por ejemplo, en el caso de España será ES o en el de Alemania, DE.

El código de país es imprescindible para que se registren correctamente los ingresos o sobre todo si trata de un contacto intracomunitario o extranjero.

Al introducir el IBAN del contacto podemos usar esta información posteriormente desde Quipu en caso de querer generar remesas de cobro o pago de las facturas registradas.

Al introducir el SWIFT o BIC del contacto podemos usar esta información posteriormente desde Quipu en caso de querer generar remesas de cobro o pago de las facturas registradas.

En caso de que ya exista, se revisarán los datos fiscales por si hay que actualizar alguno de ellos.

En este campo aparecerán los conceptos (nombre de tus conceptos o productos) que tienes definido en tu plataforma de venta.

En este campo se indicará qué campo de tu plataforma de venta corresponde al precio unitario de cada uno de tus productos o servicios.

En este campo se indicará qué campo de tu plataforma de venta se tendrá en cuenta para recoger las cantidades de cada producto o servicio.

En este campo se indicará qué campo de tu plataforma de venta se tendrá en cuenta para recoger los impuestos que allí tienes configurados.

En este campo puedes elegir una opción u otra para informar sobre cómo tienes definidos los impuestos en tu plataforma de venta:

Este campo tiene un formato de elección entre verdadero o falso para que indiques cómo tienes indicados los precios de tus productos o servicios dentro de tu aplicación web de venta.

En caso de que tengas indicado como precio: la base imponible, sin impuestos incluidos, debes elegir la opción FALSE.

En caso de que tengas indicado como precio: el PVP (base imponible + impuestos), debes elegir la opción TRUE.

En este campo referenciarás de qué campo de tu plataforma de venta se debe coger el importe del descuento a aplicar. Aquí pueden incluirse: cupones, rebajas, promociones, ofertas u otros.

En Quipu lo verás reflejado como “precio” en la línea de descuento en conceptos.

En este campo indicarás qué porcentaje o porcentajes de IVA se aplicará a los descuentos que puedan aplicarse sobre tus ventas, siempre teniendo en cuenta, que ese campo corresponderá a lo que tengas configurado dentro de tu plataforma de venta.

Si incluyes descuentos en los pedidos, esto se reflejará en la factura como una línea más de los conceptos, por tanto, en este campo puedes definir qué texto aparecerá en el concepto para esta línea. En caso de dejarlo vacío, aparecerá con el concepto “descuento”.

En este campo referenciarás de qué campo de tu plataforma de venta se debe coger el importe los gastos de envío a aplicar.

En Quipu lo verás reflejado como “precio” en la línea de gastos de envío en conceptos.

En este campo indicarás qué porcentaje o porcentajes de IVA se aplicará a los gastos de envío que puedan aplicarse sobre tus ventas. Para ese campo puede indicar lo que tengas configurado dentro de tu plataforma de venta o bien puedes indicar un importe fijo como por ejemplo, 21.

Si incluyes gastos de envío en los pedidos, esto se reflejará en la factura como una línea más de los conceptos, por tanto, en este campo puedes definir qué texto aparecerá en el concepto para esta línea. En caso de dejarlo vacío, aparecerá con el concepto “gastos de envío”.

Este campo hace referencia a la fecha de pago que aparecerá en la factura registrada en Quipu. Para definirlo, lo que recomendamos es escoger uno de los campos de fecha que pueden venir de la plataforma de origen buscando por “date” en el apartado “search”.

En este campo puedes elegir en qué campo de tu plataforma de venta aparece el método de pago de tus clientes para cada venta, de esta manera se quedará reflejada esta información en el campo: método de pago de tu factura en Quipu.

En este campo puedes definir qué cuenta contable de ingreso debe asignarse al factura de ingreso generado.

Podrás escoger entre las categorías contables de ingreso que tienes creadas previamente en el apartado configuración - cuentas contables de tu cuenta de Quipu.

En este campo puedes definir qué subcuenta contable de ingreso debe asignarse a la factura de ingreso generado.

Podrás escoger entre las subcategorías contables de ingreso que tienes creadas previamente en el apartado configuración - cuentas contables de tu cuenta de Quipu.

Aquí podrás configurar las etiquetas que quieres que se asignen a las facturas de ingreso que provienen de esta integración.

Para definirlas puedes usar datos que vengan de tu plataforma de ventas o bien puedes escribir el texto que quieras. Para definir más de una etiqueta deberás separar la información por comas.

Descubre más sobre el uso de etiquetas en Quipu.

En este apartado puedes definir la información que quieras que aparezca en el apartado de notas para el receptor de la factura de ingreso.

Puedes indicar un texto directamente, escoger un campo del pedido (p.e: el número de pedido de tu plataforma de venta) o en caso de dejarlo vacío, pondremos las notas que tengas configuradas en configuración - facturas - notas para el receptor en tickets y facturas.

Una vez referenciados todos los campos, el último paso a realizar es testear que con la información que proviene de la cuenta que indicaste en el TRIGGER y la configuración que has realizado, se puede crear correctamente una factura en Quipu. Para ello, te pedirá testear el action, mostrándote todos los datos que ha podido recoger de tu pedido y el campo en el que los mostrará:

Al final de todos los datos, te mostrará la opción que deberás elegir: Test & Continue.

Y una vez finalizado el testeo te mostrará el mensaje que te indicará que ha podido crear una factura en Quipu con el pedido que había tomado como ejemplo.

¡Ahora ya sí lo tienes todo perfectamente configurado!

Para acabar solo tendrás que poner en ON tu Zap marcando el selector que se encuentra en OFF y se irán creando todos tus facturas automáticamente