Lector de Ingresos y Gastos

Lector de Ingresos y Gastos

El lector de gastos te permite subir tickets y facturas para que sean procesados automáticamente y no tengas que picar datos.

Envío al Lector - Existen 3 formas de subir documentos al lector:

1) Arrastrando documentos a la plataforma

Solo puedes subir los documentos de 10 en 10.

El motivo de esta limitación es que Internet tiene microcortes (ahí depende de la conexión de cada cliente) y para minimizar el riesgo de cualquier pérdida, Quipu ha puesto esta limitación que evita que se pierda ningún documento.

El sistema de duplicados evita que tengas que ser cuidadoso al subirlo por si subes alguno más de una vez.

2) Envío vía mail.

Cada cuenta tiene un mail concreto para mandar los documentos. Ten en cuenta que el mail es distinto para mandar al lector de ingresos y al de gasto.

Tu dirección de mail para el lector de gastos sera: elnombredetucuenta@gastos.quipubox.com.

Tu dirección de mail para el lector de ingreos sera: elnombredetucuenta@ingreos.quipubox.com.

Puedes encontrarlo en el apartado de "lector de ingresos" o "lector de gastos" 👇🏼

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Este sistema es muy cómodo para reenviar facturas que uno recibe en el mail, para mandar varios documentos de golpe o desde el propio móvil al tomar varias fotos de varios tickets (seleccionar desde la galería y mandar por mail).

3) Aplicación móvil

Puedes descargar de forma gratuita nuestra aplicación móvil disponible en la Apple Store para Iphone o Play Store para Android.

Desde la aplicación puedes hacer fotos para subirlo al lector o bien seleccionando una foto desde la galería del móvil puedes mandarla [compartirla] a Quipu.

Procesado del documento

Una vez el documento se ha subido, el sistema empieza a procesar el documento.

Al cabo de unos 30 segundos nuestro robot habrá pasado y habrá rellenado la mayoría de campos.

Si quieres, puedes interceptar el documento y crearlo para no tener que esperar.

En un máximo de un día laboral, será procesado automáticamente por nuestros validadores, así que una vez subido, olvídate de ello.

Una vez procesado por nuestros validadores el documento lo encontrarás en:

  • No Procesado → ni humano ni robot han podido procesar, debes mirarlo.
  • Pendientes de Validar → todo ok. El documento se ha creado ya en el listado.
  • Duplicados → si el documento estaba ya informado, irá directo a “Duplicados”
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Interceptar Documento.

Puedes crear un documento sin esperar a que nuestro departamento de validación humana lo revise.

Para ello, simplemente pasa por encima del recuadro y puedes “Crear el Gasto”.

Si quieres seleccionar más de uno, dale al botón arriba izquierda del archivo subido y en la barra inferior podrás seleccionarlos todos de golpe si lo prefieres.

Cuando lo interceptes, el paso previo será escoger si es un ticket o una factura y luego pasarás al formulario de creación para completar los campos necesarios.

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Acceso a la revisión

Puedes revisar los documentos que hay en el lector automático desde:

  • Listado de Gastos / ingresos
  • Lector de Gastos / ingresos

Acceso desde el lector

Accede a la sección de Lector de Gastos / Ingresos.

Una vez dentro de la sección de Pendientes de Verificar o No Procesados podrás seleccionar aquellos documentos que quieras revisar.

Si prefieres, también los puedes aprobar directamente sin tener que revisarlos uno a uno.

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Acceso desde el listado

Una vez entras en la sección de Gastos o ingresos puedes revisar los documentos.

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Recuerda que puedes usar los filtros para solo revisar aquellos que quieras. Por ejemplo seleccionando solo aquellos pendientes de validar o aquellos de un proveedor en particular.

Galería de Revisión

Una vez dentro de la galería tienes las siguientes opciones:

  • Definir el tipo: ticket (factura simplificada) vs factura
  • Validar la información fiscal de la factura y aplicar acciones sobre dicha información fiscal
  • Categoría Contable
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Información Fiscal (detalles ticket/factura)

Puedes modificar toda información que afecte fiscalmente. Proveedor, fechas, importes, número de factura, concepto…

Así como aplicar los siguientes cambios en opciones avanzadas / detalle:

  • Activar como bien de inmovilizado.
  • Realizar deducciones parciales de IVA.
  • Realizar deducciones parciales de gasto.
  • Asignar categorías contables a un concepto en particular. Esto te permite desglosar una factura en diferentes categorías contables así como realizar un cambio para esa factura en la categoría contable asignada sin que cambie la configuración predeterminada.
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¡Recuerda guardar los cambios antes de seguir!

Contabilidad

Puedes modificar la cuenta y subcuenta contable. Quipu recuerda cómo has configurado un cliente y proveedor ya sea porque lo hemos configurado antes de empezar a utilizar Quipu o bién recuerda como se categorizó ese cliente/proveedor por última vez.

Por defecto, si no hay ninguna categoría de ingreso/gasto asignada, asignamos la categoría “Otros” para gastos y “Prestación de Servicios” para ingresos.

Te en cuenta que si hay facturas de un mismo proveedor / cliente en la cola, al cambiar la cuenta contable en un documento de la cola de revisión, esto no afecta al resto de documentos que están en la cola.

Piensa que estos documentos en la cola de revisión ya están creados y los cambios nunca afectan a algo que ya está creado a no ser que lo edites de forma explícita.

Una vez modificado, el siguiente documento que subas al lector (o si lo creas manualmente o vía Excel) SÍ tendrá en cuenta la nueva categoría por defecto.

Pestaña No Procesados

Si ni humanos ni robots han podido procesar el documento, aparecerá en la pestaña de No Procesados.

En ella verás el motivo por el cual no se ha procesado.

Los motivos pueden ser por:

  • Mala calidad de la imagen
  • Los importes no cuadran
  • Más de una factura junta
  • Falta información
  • Archivo incompatible (ten en cuenta que debe ser en formato JPG, PNG o PDF).
  • Dudas razonables (ante la duda de si es una factura/ticket lo dejamos en este estado para que el lo valides antes de su creación)
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Estos documentos NO se han creado; es necesario que los crees tu.

Ten en cuenta que si vuelves a subir alguno de los documentos que hay en No Procesados irán directamente a Duplicados, ya que aunque aún no está creado, sí que se encuentra en el sistema.

Para procesarlos, selecciona uno o más documentos de golpe para que los gastos pasen a la cola para ser creados uno tras otro.

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Pestaña Pendientes de Verificar

Los documentos en esta pestaña han sido correctamente procesados por Quipu. Ya se encuentran en el listado de gastos pero constan como “por revisar”.

Selecciona los documentos y puedes revisarlos uno tras otro.

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Detección de Duplicados

Quipu tiene un sistema de detección de duplicados.

Este funciona siguiente estos dos criterios:

  • El archivo es idéntico (lo intercepta antes que se procese)
  • Coincide proveedor/cliente y número de factura (detecta el duplicado justo en el momento de procesarse).

Cuando Quipu detecta el duplicado desaparece del “Lector” y se mueve a la pestaña de Duplicados. Es importante que tengamos en cuenta los documentos que haya en el sistema. De este modo si subes un documento, lo eliminas y vuelves a subirlo de nuevo, el sistema lo detectará como duplicado.

Para ello, debes ir a “Historial” y “Recuperar el archivo”.

Si al subir un gasto se va directamente a duplicados debes ir a buscar en Historial aquellos que hayas eliminado y recuperarlos.

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El sistema de detección de duplicados solo funciona con aquellos documentos que pasan por el lector.

Si creas un gasto manualmente o bien importas un Excel, el sistema NO detecta los duplicados.

No puedes limpiar el apartado de Duplicados, se mantienen allí ya que forman parte del histórico del lector sabiendo qué ha pasado con esos documentos.

Papelera

En la papelera solo aparecen aquellos documentos que pasada la validación humana se ha marcado como que “no es un gasto”. No puedes limpiar el apartado de Papelera, los documentos siempre se quedan allí. Puedes recuperar un documento que hay en la papelera si lo necesitas.

¿Aún sigues con dudas?

Déjanos tu consulta o envíanos un email a support@getquipu.com y te responderemos lo antes posible.

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